怎么在功能性事业单位的项目中，快速的与甲方确认需求并开展工作
—— 艾威学员陈林（PMI ID：2224***9）

PMP备考感悟

原创2021-05-17艾威学员

功能性的事业单位中，项目的开展会由甲方上级领导提出整体需求，由领导指定的甲方对接人（经办人）协助项目经理开展需求调研和分析的工作，_后由甲方上级领导拍板，确认。这样会导致在需求的确认过程中，得不到及时的确认反馈，甚至会有小范围的变动，以导致项目人力和时间成本的投入。

1 提出的需求无法及时的得到反馈和确认。

项目开发过程中，与甲方沟通需求都会有这样的问题，尤其是面对功能性的事业单位。需求调研过程中，甲方对接人(经办人)，提出需求的时候，很急，但是实际分析时不配合，过程中找他们确认需求，推三阻四（拍不了板，或者会有多种想法），甚至临近上线，面对一线用户时还会报出各种各样的要求，导致项目的时间变长，影响验收，收款。

这种情况下，可以在项目开展前与相关方开会：让用户，甲方对接人(经办人），甲方上级领导（重要人物），项目组员了解项目的进展，时间，每周再以邮件的形式汇报项目的进展。并让项目关键人员（甲方对接人员）参与项目周会，讨论项目问题。
并且在需求讨论完成后以邮件的形式发送给甲方对接人(经办人)，同时抄送给甲方领导进行通知。

对甲方客户形成了项目标准的沟通模式后，对未确认的需求，先以邮件的方式发送给甲方-其中要给出确认的截至时间，一般3天。如若截至时间到，任未及时确认，再以以正式的文书-说明未定需求导致时间延期给所有相关人。其中需要附上解决方案-需要阐述未确定需求而导致人力时间成本的增加（加班）等。一般会在截至前，甲方会给出确认的方案。或者甲方承受时间人力成本的增加。

有的时候，功能性事业单位的甲方客户，会商量，先将已经明确的需求做起来，其它未决的需求以后再决定，甚至有的客户会因为领导需求太直白，需要先demo，在来定方案。这种情况作为职业经理一定要合理的拒绝。

甲方客户的需求往往不会从专业的技术角度来讨论可行性。一旦同意，很可能后面的需求会与已经开始的项目发生冲突或者不匹配，需要重新来推导。这种情况下就要参考_种项目标准的沟通模式，让客户对接人和客户领导签字确认，以限制截至时间的要求下，经量按照确认的需求为主。

2 提出的需求在事业单位不同的部分中，有冲突，无法确认。

_个问题，还比较简单，甚至有可能，在事业单位中，项目涉及到不同部门（例如：业务部和信息部），这种情况下，会导致项目需求不统一，确认一拖在拖。这个时候项目经理需要开一个协调会，在开会前，将所有的问题和矛盾整理出来，并邮件发送给相关人，告知会议的主题和讨论议题。如果预知有风险，会扯皮，可以邀请各个上级领导参会（不一定参加，但是要告知会议问题），事后也要将决议发送给领导。项目不在于解决问题，而在于与客户的沟通-人际的交往，对于事业单位，尤其是功能性的部门，大家相互沟通好，需求冲突的问题交由单位内自己协调。我们不过多参与来解决。

作为项目经理，是整个项目的协调者和组织者，在管理过程中有大量的时间是用来沟通和协调，除了积极的和团队内部的沟通外，更要主动的，有效的和客户进行沟通和协调，了解客户对项目功能和进度的期望要求，_项目进展顺畅。