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功能性的事业单位中,项目的开展会由甲方上级领导提出整体需求,由领导指定的甲方对接人(经办人)协助项目经理开展需求调研和分析的工作,最后由甲方上级领导拍板,确认。这样会导致在需求的确认过程中,得不到及时的确认反馈,甚至会有小范围的变动,以导致项目人力和时间成本的投入。

1 提出的需求无法及时的得到反馈和确认。

项目开发过程中,与甲方沟通需求都会有这样的问题,尤其是面对功能性的事业单位。需求调研过程中,甲方对接人(经办人),提出需求的时候,很急,但是实际分析时不配合,过程中找他们确认需求,推三阻四(拍不了板,或者会有多种想法),甚至临近上线,面对一线用户时还会报出各种各样的要求,导致项目的时间变长,影响验收,收款。

这种情况下,可以在项目开展前与相关方开会:让用户,甲方对接人(经办人),甲方上级领导(重要人物),项目组员了解项目的进展,时间,每周再以邮件的形式汇报项目的进展。并让项目关键人员(甲方对接人员)参与项目周会,讨论项目问题。
并且在需求讨论完成后以邮件的形式发送给甲方对接人(经办人),同时抄送给甲方领导进行通知。

对甲方客户形成了项目标准的沟通模式后,对未确认的需求,先以邮件的方式发送给甲方-其中要给出确认的截至时间,一般3天。如若截至时间到,任未及时确认,再以以正式的文书-说明未定需求导致时间延期给所有相关人。其中需要附上解决方案-需要阐述未确定需求而导致人力时间成本的增加(加班)等。一般会在截至前,甲方会给出确认的方案。或者甲方承受时间人力成本的增加。

有的时候,功能性事业单位的甲方客户,会商量,先将已经明确的需求做起来,其它未决的需求以后再决定,甚至有的客户会因为领导需求太直白,需要先demo,在来定方案。这种情况作为职业经理一定要合理的拒绝。

甲方客户的需求往往不会从专业的技术角度来讨论可行性。一旦同意,很可能后面的需求会与已经开始的项目发生冲突或者不匹配,需要重新来推导。这种情况下就要参考第一种项目标准的沟通模式,让客户对接人和客户领导签字确认,以限制截至时间的要求下,经量按照确认的需求为主。

2 提出的需求在事业单位不同的部分中,有冲突,无法确认。

第一个问题,还比较简单,甚至有可能,在事业单位中,项目涉及到不同部门(例如:业务部和信息部),这种情况下,会导致项目需求不统一,确认一拖在拖。这个时候项目经理需要开一个协调会,在开会前,将所有的问题和矛盾整理出来,并邮件发送给相关人,告知会议的主题和讨论议题。如果预知有风险,会扯皮,可以邀请各个上级领导参会(不一定参加,但是要告知会议问题),事后也要将决议发送给领导。项目不在于解决问题,而在于与客户的沟通-人际的交往,对于事业单位,尤其是功能性的部门,大家相互沟通好,需求冲突的问题交由单位内自己协调。我们不过多参与来解决。

作为项目经理,是整个项目的协调者和组织者,在管理过程中有大量的时间是用来沟通和协调,除了积极的和团队内部的沟通外,更要主动的,有效的和客户进行沟通和协调,了解客户对项目功能和进度的期望要求,保证项目进展顺畅。

怎么在功能性事业单位的项目中,快速的与甲方确认需求并开展工作
作者:陈林
PMI ID:2224***9

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