巧用项目管理小工具，使会议管理更高效！
巧用项目管理小工具，使会议管理更高效！
“工欲善其事必先利其器”
会议管理说难不难，说简单不简单，“工欲善其事必先利其器”，我们试着运用一些有效的项目管理小工具，使得会议管理更加简洁、高效。
步骤一：运用5W-H工具，发出会议通知
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序号 |
关键词 |
具体描述 |
作用 |
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1 |
WHY |
为什么要开会？ |
判断会议的必要性 |
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2 |
WHAT |
会议内容有哪些？ |
明确会议议程，搜集会议资料 |
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3 |
WHO |
谁来主持？谁来参会？ |
明确与会议相关的与会者，确保出席人员的代表性；主持人的确定也能在一定程度上确保会议的有效进行 注：不同类型的会议需要邀请不同人员，从而达到会议的目的——邀请不相干的人员来参会是浪费；没有邀请相关人员来参会，会议也是低效的 |
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4 |
WHEN |
何时开会？会议时长？ |
1.需要确保会议时间能确保尽可能多的与会代表（或委托人）参会 2.会议时间的控制也有助于聚焦会议目标的达成 |
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5 |
WHERE |
何地开会？ |
会议地点的选择取决于主持人、汇报人及重要与会者方便参与的地点；也可以根据需要设置主会场和分会场 |
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6 |
HOW |
如何开会？ |
根据会议的重要程度，可以选择集中开会，或者视频/电话会议；一般来说，面对面的交流效果蕞好 注：若召开视频、电话会议，需要提前向IT申请 |
上述问题过一遍，会议通知的雏形就基本上有了，接下去请示一下主持人和重要与会者的意见，就可以正式发放会议通知了。当然，在以上几个要素不是特别明朗，但我们还是需要召开相关会议时，发出预通知有时候也是一种选择。
步骤二：管理沟通，确保会议出席率
我们通常会使用OUTLOOK来统计出席率，但由于大家使用习惯不同，不能确保所有人都能及时反馈。在这种情况下，会前及时沟通确认出席率是十分重要的，尤其是重要与会者不能出席的情况下，需要尽快授权委托人，使得会议决议的有效。当然，我们也可以使用便捷的短信或微信平台来起到加强提醒的作用。
除了与重要与会者加强沟通外，与主持人和汇报人的沟通也必不可少。与主持人沟通，是要确保会前议程的准确性；与汇报人沟通，是确保会议资料的完备性和可视化。
但凡事有风险，即使会前有过沟通确认，并不能_重要与会者都记得参与会议。在正式会议开始前，再行蕞终确认，不至于在会议开始后变得手忙脚乱。
步骤三：加强会中管理，确保会议有效
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